З часу запровадження сервісу “Електронна трудова книжка” оцифровано понад 210 тисяч паперових трудових книжок жителів Житомирщини. Кінцевий термін цього періоду спливає 10 червня 2026 року.
Про це розповіла начальниця відділу формування електронних трудових книжок управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області Ірина Матакова, пише Суспільне.
За її словами, електронну трудову книжку впровадили з метою вдосконалення обліку трудової діяльності громадян, зменшення паперового документообігу та ризиків втрати чи пошкодження документів.
“Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки. Вона містить усю інформацію про трудову діяльність людини та дозволяє перевірити страховий стаж, а в майбутньому — автоматично виходити на пенсію. В електронній трудовій книжці відображатиметься вся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення”, — розповіла Ірина Матакова.
Законом України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” визначено п’ятирічний період, протягом якого Пенсійний фонд України вносить до реєстру застрахованих людей відсутні відомості про трудову діяльність працівників на підставі оцифрованих трудових книжок. Кінцевий термін цього періоду спливає 10 червня 2026 року.
Якщо з тих чи інших причин сканкопію паперової трудової книжки у визначений період не буде подано на оцифрування, то це не призведе до втрати набутого страхового стажу.
“Законом України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” передбачено, що періоди трудової діяльності до 1 січня 2004 року зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше. Раніше чинне законодавство передбачало, що основним документом, який підтверджує стаж роботи до 1 січня 2004 року є трудова книжка. Інформація про трудову діяльність, що розпочалася після 1 січня 2004 року, не потребує підтвердження шляхом оцифрування трудової книжки, оскільки вже внесена в реєстр застрахованих осіб на підставі звітів страхувальників”, — повідомила Ірина Матакова.
Подати скановані копії паперової трудової книжки через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України можуть як роботодавці — через особистий кабінет страхувальника, так і працівники самостійно — через особистий кабінет застрахованої людини.
“Щоб в електронній трудовій книжці відображалася інформація про всі періоди трудової діяльності працівника, зокрема до 1 січня 2004 року, мають бути оцифровані відомості з паперової трудової книжки. Механізм подання роботодавцями і працівниками відомостей про трудову діяльність в електронній формі визначено Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно. Цю інформацію можна подати через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України одним зі способів:
у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої людини на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів на підставі яких створюється запис”, — пояснила начальниця відділу формування електронних трудових книжок.
За її словами, оцифрувати можна будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Насамперед необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та інших документів, що підтверджують стаж. Окрім трудової книжки, це також можуть бути:
документи про здобуття освіти;
свідоцтво про народження дитини (для жінок);
військовий квиток.
“Перед тим, як подавати скановані копії трудових книжок для оцифрування через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України, необхідно провести їх аудит. Усі записи у трудовій книжці мають відповідати вимогам Інстукції про порядок та ведення трудових книжок працівників. Насамперед слід оглянути першу сторінку (титульний аркуш) та перевірити наявність:
прізвища, імені та по батькові, дати народження працівника, які мають бути зазначені повністю, без скорочень;
підпис власника трудової книжки, яким він завірив правильність внесення даних;
підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
печатки закладу, де трудову заповнили вперше.
У разі виявлення неправильно зазначених даних власника документа, зміни може внести робододавець на підставі відповідних документів, за їх відсутності — у судовому порядку“, — поінформувала Ірина Матакова.
Переглянути оцифровані відомості про трудову діяльність, а також розрахований на їх основі загальний страховий стаж та іншу інформацію в реєстрі застрахованих людей Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування мають змогу користувачі вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду України.
В особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України у розділі “Електронна трудова книжка” можна ознайомитися з інформацією щодо періодів роботи, відображених страхувальниками у складі звітності, починаючи з 2000 року. Також користувачі вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду України можуть отримати витяг з електронної трудової книжки онлайн. Для замовлення такого електронного документу потрібно:
авторизуватися на вебпорталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису, банківської картки, електронного пенсійного посвідчення чи використовуючи “Дія. Підпис”;
у лівому боковому меню обрати пункти “Комунікація з ПФУ”, “Запит на отримання електронних документів”;
обрати тип звернення “Витяг з ЕТК” та заповнити обов’язкові поля, вказавши податковий номер, прізвище, ім’я, по батькові та номер телефону;
надати згоду на обробку персональних даних, натиснути “Відправити до ПФУ”.
Отримати витяг можна в лівому боковому меню, обравши пункти “Мої звернення” в статусі “виконано”.
У разі виникнення питань щодо подання сканованих копій трудових книжок та документів про стаж в Головному управлінні Пенсійного фонду України в Житомирській області консультації та роз’яснення можна отримати за номером телефону 093 818 06 86.
