В Україні триває перехід на електронні трудові книжки. Подати паперову трудову книжку на оцифрування можна онлайн через вебпортал Пенсійного фонду України. Як це зробити самостійно, які документи потрібні та як перевірити результат — про це в інтерв’ю розповіла начальник відділу формування електронних трудових книжок управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області Ірина Матакова, пише Суспільне.
Як самостійно оцифрувати трудову книжку через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України?
Подати трудову книжку на оцифрування можна онлайн, зокрема перебуваючи за кордоном. Для цього необхідно авторизуватися на вебпорталі Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису.
Для онлайн-подання сканкопій алгоритм дій такий:
Крок 1. Після авторизації на вебпорталі Пенсійного фонду України авторизуйтесь за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису та натисніть кнопку “Увійти”.
Крок 2. У розділі “Комунікації з ПФУ” оберіть вкладку “Відомості про трудові відносини”.
Крок 3. Заповніть загальну інформацію про особу, якщо вона не підтягнулась автоматично, та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.
Крок 4. Прикріпіть скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки в хронологічному порядку та натисніть кнопку “Підписати та відправити в ПФУ”.
Крок 5. З результатами опрацювання відправленої заяви можна ознайомитись у розділі “Мої звернення”.
Які документи потрібно підготувати для оцифрування трудової книжки?
Право на страхову пенсію визначає страховий стаж, набутий людиною.
Стаж після 1 січня 2004 року, тобто після набрання чинності Законом України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”, обчислюється за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Основним документом, який підтверджує періоди трудової діяльності до 1 січня 2004 року, є трудова книжка, видана в установленому порядку під час першого працевлаштування.
Водночас до електронної трудової книжки потрібно завантажити всі документи, які підтверджують страховий стаж до 1 січня 2004 року. Окрім трудової книжки, це:
- документи про здобуття освіти за денною формою та додатки до них;
- військовий квиток (усі сторінки з відмітками про призов, проходження служби та звільнення);
- свідоцтво про народження дитини;
- документи, що підтверджують зміну прізвища, якщо записи у трудовій книжці та інших документах оформлені на різні прізвища;
- довідки про пільговий стаж тощо.
Якщо трудову книжку втрачено, для підтвердження стажу, набутого до 2004 року, під час призначення пенсії можуть подаватися такі документи:
- виписки або довідки, складені, зокрема, на основі даних, наявних в інформаційних, автоматизованих та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ і організацій;
- особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати;
- посвідчення, характеристики, письмові трудові договори та угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи;
- членські квитки профспілок за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків.
Перелік документів про стаж, які приймаються для його підтвердження в разі втрати трудової книжки, відсутності відповідних записів у ній або помилок у записах, наведений у Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637.
Які саме сторінки трудової книжки потрібно сканувати або фотографувати?
Необхідно відсканувати всі сторінки трудової книжки, на яких є записи.
Якими мають бути електронні копії документів?
Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:
- бути виготовленими в кольоровому форматі з оригіналів документів;
- містити чіткі зображення повних сторінок і тексту з усіма реквізитами: назвою, серією та номером, датою видачі, печатками, підписами, прізвищем, ім’ям та по батькові власника;
- бути збереженими у форматах JPG або PDF;
- розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 мегабайт;
- рекомендована якість сканування — 300 dpi, щоб забезпечити достатню деталізацію.
Як перевірити, що документи успішно опрацьовані та дані про трудовий стаж внесені до реєстру?
Таке питання часто виникає як у страхувальників, так і в застрахованих осіб, які подали документи на оцифрування через особисті кабінети.
Результат опрацювання документів страхувальник може перевірити в кабінеті страхувальника в розділі “Відомості про трудові відносини”. Застраховані особи можуть переглянути результат у розділі “Мої звернення”.
Якщо статус опрацювання “відхилено” або “скасовано виконання”, це означає, що документ містить помилки та потребує повторного подання. Причину скасування звернення зазначають у реквізиті “Повідомлення”. Причини можуть бути різними: недотримання вимог до сканованих документів, невідповідність прізвища, імені чи по батькові тощо.
Якщо статус опрацювання документів “виконано”, застрахована особа може перевірити результат оцифрування поданих сканкопій трудової книжки та інших документів про стаж. Для цього потрібно зайти до особистого кабінету користувача, у блоці “Електронна трудова книжка” натиснути кнопку “Дані ЕТК” та обрати вкладку “Відцифрована ЕТК”.
Які помилки найчастіше допускають люди під час самостійного оцифрування трудових книжок і як їх уникнути?
Найчастіше звернення “Сканкопія трудової книжки” не опрацьовується Пенсійним фондом України, тобто скасовується його виконання, якщо копії зроблені в чорно-білому форматі, відскановані неякісно, обрізані дати, номери наказів чи печатки, відсутній підпис власника трудової книжки або запис про зміну прізвища, імені чи по батькові.
Тому перед завантаженням сканкопій документів про стаж варто перевірити, чи відповідають вони Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, що забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.
Відповідно до Закону України № 1217-ІХ “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” перехідний період для оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника тривав до 10 червня 2026 року. Чи продовжують органи Пенсійного фонду України приймати та опрацьовувати скановані документи для формування електронних трудових книжок?
Усі, хто не подав паперові трудові книжки на оцифрування, можуть зробити це і після 10 червня 2026 року.
Чинними нормативно-правовими актами не передбачена відповідальність за неподання сканкопій паперової трудової книжки в установлений термін. Також важливо знати, що якщо паперову трудову книжку не оцифрували до 10 червня 2026 року, страховий стаж не втрачається.
Після завершення 10 червня 2026 року перехідного періоду для оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника органи Пенсійного фонду України продовжують приймати та опрацьовувати скановані документи для формування електронних трудових книжок. Також під час призначення пенсії для врахування періодів роботи до 1 січня 2004 року можуть використовуватися оригінали трудових книжок.
Тому радимо громадянам не піддаватися інформаційним маніпуляціям та зберігати паперові трудові книжки до моменту їх оцифрування.
