Ведення бухобліку підприємницької діяльності може бути як досить простим, так і передбачати виконання чималого обсягу складних завдань. Все залежить від форми підприємництва (ФОП чи ТОВ), напрямку та специфіки діяльності, обсягів операцій, обороту, наявності та числа найманих працівників, РРО/ПРРО, інших аспектів.
Бухгалтерію компаній зазвичай ведуть штатні фахівці чи залучені на аутсорсі. Адже юридичні особи мають вести кадровий, військовий облік, подавати більші обсяги звітності в порівнянні з ФОП. А от у підприємців є варіанти і тому далеко не всі приділяють достатню увагу організації бухобліку.
Ключові правила організації бухгалтерії
Найвдаліше рішення – на старті діяльності передати ведення бухгалтерії ФОП на аутсорс. Такий варіант дає гарантії своєчасності та правильності реалізації всіх завдань, порядку в обліку, дозволяє зекономити кошти на утриманні штатного спеціаліста. Якщо ж підприємець веде всю документацію самостійно, потрібно почати з базових правил:
- Починати вести облік з першого ж платежу – фіксувати в книзі обліку.
- Відокремлювати особисті та бізнес-фінанси.
- Вчасно подавати всю податкову звітність і сплачувати податки.
- Супроводжувати операції первинними документами, зберігати їх мінімум 3 роки.
- Контролювати рух коштів щомісяця – витрати, доходи, чистий прибуток.
- Працювати лише за офіційними договорами, створювати акти, рахунки.
- Регулярно перевіряти податкові зміни та оновлення вимог законодавства.
- Консультуватися з бухгалтером в разі появи складних питань, запитів.
Електронний документообіг
Спростити процес ведення бухгалтерії може впровадження електронного документообігу. Наразі в Україні документи в електронному форматі, підписані КЕП, мають аналогічну юридичну силу до паперових. Тому всі рахунки, акти, договори можна формувати в електронній формі, відправляти контрагентам на підписання, просто зберігати, оновлювати резервні копії.
ЕДО допомагає заощадити час та ресурси на створенні, редагуванні кожного окремого первинного документа. Достатньо створити шаблони, а потім мінімально вносити в них правки і актуальну інформацію. Можна легко редагувати, організувати зручне зберігання по папках і швидко знаходити потрібні файли, надати доступ працівникам.
Автоматизація процесів і використання сервісів
Зараз на ринку є чимало сучасних сервісів і програм, які дозволяють автоматизувати процеси в бухгалтерії та все впорядкувати. Дієвими є наступні рішення:
- ПРРО замість РРО – може інтегруватися з CRM-системами, автоматично передавати дані.
- Календарі з нагадуванням про дати подання звітності, перерахування в бюджет податків.
- Програми для фіксації доходів – наприклад, ведення ФОП 3 групи передбачає формування книги обліку в будь-якому зручному форматі і електронні сервіси зручніші за паперові.
- Готові CRM-системи для різних видів діяльності – онлайн-магазинів, логістики, салонів краси, кафе, де вже розроблені меню з потрібними розділами, інтегровані сервіси оплати, доставки та ін.
- Хмарні сервіси для зберігання документів та легкого доступу до них.
- Банківські додатки з інтеграцією бухгалтерії, інших потрібних опцій і функцій.
Сучасні сервіси автоматизації бухгалтерії допомагають підприємцям економити час, мінімізувати помилки, спрощувати виконання рутинних завдань. Завдяки цифровим рішенням підприємець може ефективніше контролювати, систематизувати облік і звітність.
